Øvelsene kan tjene som inspirasjon til dine egne retrospektiver og workshops.

Jeg brukte tre workshop-øvelser under hele workshopen:

• “Tenke og svare”: Et retrospektiv kan være en sjelden anledning til å bare sitte og tenke uavbrutt. I “tenke og svare” øvelser får deltagerne to minutter i stillhet til å tenke på svaret til et personlig spørsmål. Etter to minutter får alle fortelle svaret sitt, mens resten av gruppen og moderatoren lytter.
• “Tre svar på tre spørsmål i grupper på tre”: Deltagerne blir delt i grupper på tre som alle skal finne tre svar på hver av tre spørsmål. Etter ti minutter avgir gruppene ett svar hver. Dersom spørsmålene krever handling, kan deltagerne i plenum stemme fram hvilke svar de ønsker å handle på grunnlag av
• “Snakker og lytte”: Det er overraskende sjelden vi blir lyttet uavbrutt i ett minutt, eller lytter oppmerksomt til en annen i et minutt. I “snakke og lytte” øvelsen får deltagerne et personlig viktig spørsmål og blir delt i grupper på to og to. I hver gruppe skal én person snakke og den andre lytte i ett minutt. Etter ett minutt bytter parene roller.

På Smidig 2010 kjørte jeg workshopen som et retrospektiv av den første dagen på konferansen. Øvelsens form var delvis inspirert av “Agile Retrospektives” av Diana Larsen og Esther Derby. “Agile Retrospekives” anbefaler en fem-stegs prosess som ledet hovedstrukturen for workshopen:

1. Set the stage: “Tenke og svare” øvelse med på spørsmålet “Hva har vært høydepunkter så langt”
2. Gather data: “3×3 spørsmål” øvelsen der to av spørsmålene var for å samle data. (“hva har overrasket meg” og “hva har jeg lært”)
3. Generate insights: “Lytte og snakke” øvelsen med spørsmålet “hva vil gjøre meg lykkeligere”. Av praktiske grunner gjorde jeg den etter det siste spørsmålet fra “3×3 spørsmål”.
4. Decide what to do: Det tredje spørsmålet fra “3×3 spørsmål” var “hva vil du lære mer om”. Etter at ti grupper hadde kommet opp med ett svar hver, stemte vi i plenum på de mest interessante temaene.
5. Close the retrospektive: Å tenke og svare på spørsmålet “hva håper du å oppleve” var øvelsen som avsluttet retrospektivet.

For å få en mest mulig konstruktiv dialog, forsøkte jeg å strukturere spørsmålene etter inspirasjon fra “Appreciative Inquiry”. Ola Ellnestams blogpost om Appreciative Inquiry Retrospectives var en viktig kilde til inspirasjon.

Hvilke spørsmål kan du tenkte deg å stille til “tenke og svare”, “3×3 spørsmål” og “snakke og lytte” øvelser? Hvilke spørsmål kan hjelpe gruppen å generer innsikter, samles om et mål og gå ut av retrospektivet fulle av ideer og håp for fremtiden?

I Crossing the Chasm foreslår Geoffrey Moore en mal for å lage visjon som jeg selv har hatt mye hell med:

• For <en målgruppe>
• Som har <et behov eller en mulighet>
• Så er <produktnavnet> et <type produkt>
• Som <har en god grunn til å like>.
• I motsetning til <viktigste alternativ>
• Har vårt produkt <viktigste differensiator>

Formen er ment brukt til å beskrive produkter, som for eksempel “For skogbruksansvarlige på fylkesmannens kontor som skal forvalte skogsprosjekter så er skogsforvaltningsløsningen et regnskapsystem som gir kontroll og oversikt over regnskapet. I motsetning til den gamle versjonen av systemet gir vår løsning støtte for fullstendig elektronisk saksbehandling.”

Jeg har også brukt den til workshops og andre aktiviteter. Når jeg avholdt en Scrum-workshop startet gruppen med å utarbeide følgende visjon: “For nye og litt erfarne Scrum Mastere som ønsker å bli bedre Scrum Mastere så er Iterasjon-0-workshoppen en gruppeaktivitet som gir konkrete tiltak til aktiviteter. I motsetning til å lese en bok gir denne aktiviteten mulighet til å utveksle erfaring med andre som har samme rolle.”

Slik går jeg fram for å hjelpe en gruppe med å komme fram til en visjon:

1. Først bruker jeg fem minutter på å forklare formatet og hvorfor vi gjør oppgaven
2. Jeg deler gruppen opp i arbeidsgrupper på 3-4 personer. En arbeidsgruppe mister noe når det blir mer enn 4 personer
3. Hver gruppe får ti minutter på å fylle ut formatet over. Dersom det er mye gode diskusjoner i gruppene lar jeg dem gå fem minutter over tida.
4. Jeg går gjennom malen og ber alle gruppene lese opp for forsamlingen hva de svarte på hvert punkt. For hvert punkt spør jeg åpent “hvilket svar var best?” Det nominerte beste svaret skriver jeg på tavle eller flipover. Dette tar cirka ti minutter.
5. Vi avslutter workshopen med en liten oppsummering av hva folk fikk ut av øvelsen.

Totalt får man en brukbar, felles visjon for en gruppe på under en halv time. Som en bonus blir gruppa som helhet litt bedre kjent med hverandre.

Markedsføring

Begynn med grunnleggende markedsundersøkelse. Hvem ønsker du å nå, og hva trenger de å lære om temaet ditt?

Skriv  en velformulert invitasjon til kurset. Lag en skikkelig pitch – selg temaet ditt godt! Bruk grunnleggende prinsipper fra markedsføring: fortell hvorfor leseren skal bry seg (benefits) før du røper konkret pensum og detaljer for kurset (features).

Annonser kurset ditt i mange kanaler: email, sosiale medier, ansikt til ansikt. Jo fler fora jo bedre.

Sørg for at det er lett å melde seg på. Tenk på dette som å gjøre prospekter til kunder – gjør terskelen for “kjøp” så lav som mulig.

Nå strømmer forhåpentligvis påmeldingene inn. Bruk litt tid på å ta kontakt med hver deltaker. Gjør dette så tidlig som mulig. Send påmeldingsbekreftelse og ytterligere praktisk informasjon, og undersøk samtidig erfaringsnivået og forventningene til den enkelte – dette lar deg skreddersy innholdet i kurset.

Planlegging og struktur

Etter stegene ovenfor bør du ha et visst inntrykk av hvem som kommer til å dukke opp på workshopen. Generaliser denne informasjonen i personaer – skal opplegget ditt passe for både Programmerer Pia og Mellomleder Magnus?

Tenk grundig gjennom overordnet struktur og pensum. Brainstorm omfang og innhold for kurset med fleksible teknikker som whiteboard, skisser og tankekart. Feiltrinn er enkle å fikse på dette stadiet; etter at du har begynt å implementere kurset blir de langt mer tidkrevende (akkurat som systemutvikling).

Hvordan skal du lære bort? Dersom du har nok tid så bør du vurdere en kombinasjon av metoder. Litt foredrag, litt “tegn og fortell”, og rikelig med praktiske oppgaver. Hver person har sin egen måte å lære på, forsøk derfor å formidle materialet på flere måter for å treffe alle. Det gjør ikke noe at materialet derfor blir gjentatt; repetisjon hjelper folk å lære.

Presenter både grunnleggende fakta og relatert kontekst. Med andre ord, fortell både “hva er det?” og “hvorfor skal jeg bry meg?”. Mikro og makro.

Publikum kan ha varierende grad av erfaring og kunnskap om temaet du lærer bort. Forsøk i så fall å gi noe til både nybegynnerne og de erfarne elevene.

Jeg liker å starte med litt forelesning med praktiske demonstrasjoner underveis. Dette gir folk et fundament. Så bør folk få praktiske øvelser å jobbe med. Fortell, demonstrer, la folk prøve selv. (Resten av artikkelen antar at du følger dette formatet).

Foredraget

Start sterkt. Presenter en klar agenda – “hva skal vi lære idag, og hvorfor?” Bruk minimal tid på å introdusere deg selv; deltakerne er interessert i hva du ønsker å lære dem, ikke hvem du er.

Unngå foiler med masse tekst. Korte tekster er bra, enkeltord bedre, et enkelt illustrerende bilde er best. Kanskje du til og med slipper unna med å bare fortelle, dersom du gjør det tydelig nok?

Korte foiler er bedre enn tettskrevne. Så. Korte. Poenger. Som. Mulig. Hver foil fungerer da også som en veldig presis huskelapp for deg som forteller.

Foilene dine trenger ikke være kunstverk, men tenk litt grunnleggende grafisk design:

• Finn en generell stil på forhånd slik at materiellet blir så konsistent som mulig. Presenterer du samme type informasjon (eksempler, kode, lister…) gjentatte ganger? Lag da en konsekvent mal for hvordan disse foil-typene skal se ut. Kode bør f.eks alltid ha samme font og størrelse.
• Bruk stor skrifttype. Velg farger som gir god kontrast mot hverandre. Hvordan kommer materialet ditt til å se ut når det projiseres på en hvit skjerm? I dagslys? Ti meter unna?
• Bruk repetisjon. Innhold som gjentas er lettere å huske.
• Bruk kontrast. Innhold som “hopper ut av siden” er minneverdig.
• Bruk bilder av høy kvalitet. Unngå kjedelig clip-art.
• Skriv kortfattet tekst med mye whitespace rundt – la innholdet ditt “puste”.
• Kutt ut standard-malene for powerpoint. Firmalogoer og andre grafiske snurredipperier er greit på introduksjonen og avslutningen av foredraget, men på resten av foilene medfører det bare visuelt støy.

Øvelsene

Ta høyde for å bruke mye tid på å lage bra praktiske øvelser. Dette er noen poenger å tenke på:

• Øvelsene bør være enkle i starten. La eleven føle seg flink!
• Lag et bredt utvalg av oppgaver, og gjøre det mulig å løse dem i fri rekkefølge. En lang kjede av påbyggende oppgaver kan føre til at en feil i en tidlig øvelse ødelegger for eleven senere – i verste fall setter eleven seg helt fast. La eleven hoppe til en hvilken som helst annen øvelse når som helst.
• Ta høyde for at folk har forskjellig erfaringsnivå og produktivitet. En måte å gjøre dette på er å legge til en “bonusoppgave” for de flinkeste i klassen på hver øvelse.
• Ikke krev at deltakerne skal forberede seg nevneverdig før kurset. Gjør det istedet enkelt å komme igang på selve workshopen. Tenk brukeropplevelse! For eksempel: dersom oppgavene krever programmering så bør du forsøke å gi et ferdig konfigurert utviklingsmiljø til eleven.
• Anta i utgangspunktet at internett og intranett ikke er tilgjengelig, så slipper du å få ubehagelige overraskelser. Forsøk istedet å gi elevene alt de trenger for å komme igang på selve workshopen.
• Sørg for at det er enkelt å distribuere ut handouts. Kjøp en haug usb-pinner, last inn filer på dem før kurset starter.

Siste forberedelser

Når grunnleggende struktur og innhold er på plass bør du trene på stoffet og polere det ytterligere. Øving, forbedring, øving, forbedring. Iterer på innholdet flere ganger. Dette er som vanlig skriveprosess; hver gang du kommer tilbake til stoffet ditt med friske øyne så ser du ting som kan forbedres.

Forsøk å bli ferdig med det meste av forberedelser noen dager før kurset. Da gir du deg selv langt bedre margin for å avsløre og utbedre uventede mangler i opplegget ditt. Den siste kvelden før kurset passer best til rolig refleksjon og eventuell siste finpuss.

D-dagen

Møt opp tidlig. Undersøk kursrommet. Sett opp din egen pc og juster lysnivået i rommet – du har ikke lyst til å jakte etter kabler, lysbrytere og gardiner underveis i kurset.

Hils på folk etterhvert som de dukker opp. Prøv å få til litt småprat. Du ønsker å skape kontakt med deltakerne så tidlig som mulig, så tjuvstart med dette før selve kurset starter. Det er langt mindre skummelt å prate til en forsamling dersom du har noen kjente og vennlige ansikter i forsamlingen allerede.

Så kommer den utfordrende biten (iallfall for meg!): selve foredraget. Forsøk å være  avslappet og tydelig. Kontroller kroppsspråket ditt. Hold et rolig og jevnt tempo. Gjør som sangere og kamsportutøvere: bruk magen aktivt. Hent stemmen din dypt i magen, ikke øverst i halsen.

Besvar korte spørsmål underveis. Henvis lengre diskusjoner til oppsummeringen på slutten. Spesielt smale temaer kan eventuelt tas på tomannshånd etter kurset.

Engasjer publikum. Still både retoriske og reelle spørsmål til rommet. La folk svare med håndsopprekning, individuelle svar eller gruppesamtaler. Oppfordre salen til å delta aktivt!

Del inn foredraget i korte sesjoner med hyppige pauser underveis, for eksempel en halvtime av gangen med fem minutter pause mellom. Gjør disse periodene enda kortere dersom rommet er smått og trangt; lav oksygentilførsel er ikke bra.

Vår oppmerksom på publikums reaksjon underveis, og tilpass tempo og innhold hvis nødvendig. Dersom tilskuerne kjeder seg bør du skynde deg til en mer spennende del av presentasjonen. Dersom de ser ut til å “falle av lasset” bør du senke tempoet og forklare tydeligere.

Gi folk handouts etter foredraget, ikke før. Du kjemper allerede om oppmerksomhet mot mange laptoper og mobiltelefoner i rommet, ikke undergrav deg selv ytterligere ved å gi ut lesestoff i tillegg. Fokus skal være på deg og hva du sier, ikke noen utskrifter du har delt ut.

Når de praktiske øvelsene starter bør du forsøke å aktivt sirkulere i rommet. Prat med deltakerne, sjekk hvordan det går med hver person/gruppe. Tilby hjelp hvis det er nødvendig. Vær tilstede som instruktør. Det er lett å stille spørsmål til deg hvis du er i nærheten og tydelig oppmerksom. En “fjern lærer bak et stort skrivebord” virker ikke like tilgjengelig.

Til slutt: be publikum om direkte tilbakemelding. Hva synes de kan bli bedre? Basert på dette, hold en enda bedre workshop neste gang!

Referanser

Presentation Zen inneholder enkle tips rundt foredragsholding og slides-mekking.

Creating Passionate Users er en fantastisk blogg om brukervennlighet og pedagogikk. Den oppdateres ikke lenger, men arkivene er en gullgruve.

TedTalks har masse eksempler på flinke foredragsholdere. Se og lær!

Bidragsytere

Takk til Siv Fjellkårstad, Johannes Brodwall og Markus Krüger, som alle var så vennlige å dele av sine egne kurs-erfaringer!

Dette er et levende dokument. Kom gjerne med egne erfaringer i kommentarfeltet under – jeg fletter inn gode forslag i artikkelen.