Dette er et eksempel på hvordan kommunikasjon erstatter planlegging. Slik kan det også være i prosjekter. Man må være enige om hva målet med prosjektet er, men dersom man kommuniserer underveis, kan de nøyaktige midlene bli til underveis.

Nesten daglig sitt-ned-møte

Mange bruker “daglige stå-opp møter” i Scrum. Teamet står rundt tavla og koordinerer utførte, pågående og kommende oppgaver. På mitt forrige prosjekt ble vi inspirert av en blogpost til å utvide stå-opp møtet med et “nesten daglig sitt-ned møte” når det var hensiktsmessig.

På stå-opp møtet gikk vi gjennom hvilke oppgaver utviklerne hadde gjort ferdig, og hvilke oppgaver produkteier hadde sett gjennom. Etter stå-opp møtet satt produkteieren og utviklerne seg sammen og gikk inn i detaljene:

• Produkteier hadde med seg en liste med forbedringer fra tidligere funksjoner. De forbedringene som tok under 2 minutter å utføre gjorde utvikleren der og da. Oppgaver som ville ta litt lengre tid noterte utvikleren seg. Oppgaver som var for omfattende ble tatt inn i fremtidige planer.
• Utvikleren viste produkteieren de tingene som var “ferdige” i går. Produkteieren kom med direkte feedback der og da, og noterte seg hva han skulle seg gjennom på egen hånd.
• Produkteieren gikk gjennom detaljene for funksjonalitet som utvikleren skulle starte på og besvarte spørsmål

“Jeg vet det når jeg ser det”

“Measure twice, cut once” er det noen som sier. Men på utviklingsprosjekter er det slettes ikke sikkert at det å beskrive noe ekstra grundig forbedrer sjansene for å lykkes. De eneste gangene jeg har opplevd at en kunde ikke kommer med tilbakemelding første gang hun ser produktet er når jeg har en kunde som egentlig ikke bryr seg. Eller når jeg hadde brukt alt for lang tid på å dekke alle eventualiteter, inkludert de som ikke var kostnadeffektive.

I et vellykket prosjekt vil prøving, visning og tilpasning være normalen. Jo tidligere prosjektet får tilbakemeldingene, desto bedre og billigere blir prosjektet. Og jo mer nøyaktige planer vi legger i prosjektet, desto vanskeligere blir det å tilpasse seg tilbakemeldingene.

Felles mål, daglig kontakt, daglig tilbakemelding og daglig tilpasning vinner over grundige planer.

1. Vær god til å søke etter og tilegne deg informasjon raskt. Hvem har ikke sittet i møter der navn eller tre bokstavs forkortelser blir kastet i mot deg med største selvfølgelighet. Har du ikke hørt om det? Er du helt utdatert eller? Det er flere enn en gang man henter seg inn med et godt søk på internett mens bombardementet pågår. Konsulenttriks kaller noen det, jeg kaller det overlevelsestaktikk. Det er helt umulig å ha full oversikt over alt alltid. Mengden informasjon er simpelthen for stor.
2. Aksepter at verden endrer seg raskt, og vær åpen for nye og andre innfallsvinkler enn din egen, vær pragmatisk. Et eksempel: Noen insisterer fortsatt på at bunnposting er tingen i e-post, og argumenterer gjerne heftig for det. Dette til tross for at de aller fleste topp-poster, de fleste klienter viser tråden for emnet og mobiltelefonklienter bare viser toppen av mailen. Vedkommende som har skrevet har lagt sitt svar under noe du for lengst har lest. Det fremstår som unødvendig nerdete.
3. Basiskunnskap består. Lesing og matte er kanskje de viktigste av alle basiskunnskaper. Dette danner selve fundamentet for punktene over, så her gjelder det å være god. Læreplanen i den norske grunnskolen i dag er faktisk veldig lik den som ble laget i mellomkrigstiden på 1930-tallet. Sirkelen er fortsatt rund, linjen er fortsatt rett. Bokstavene ordnes ofte i alfabetisk rekkefølge (alfabetet begynner ikke med QWERTY…) og er de samme som før. Det er her kløften i samfunnet skapes, de som er flinke til å lese og liker å lese, og de som ikke liker å lese eller er dårlig til å lese og faller av skolen. Fatt mot, det er mulig å øve på hurtiglesing.
4. Vær kildekritisk og gjør deg opp din mening. Mange journalister er så hardt presset at de ikke har tid til å undersøke det de skriver. Dersom artikkelen bærer preg av å være markedsføring så er den gjerne det. Ofte kan også økonomiske, politiske eller personlige meninger ligge bak. Kanskje sympatiserer også journalisten med budskapet og det blir enda mer farget. Forsøk å finne en journalistisk artikkel som er negativ til Apple, første treff på Google er wikipedia.
5. Niche thyself. Oversatt betyr dette noe sånt som «finn din nisje». Ordene tilhører Guy Kawasaki og kommer fra boken ”the art of the start”. Han sa det om oppstartsbedrifter. Jeg mener det er minst like sant om fagpersoner. Kan du veldig mye om et smalt felt som er relevant og etterspurt, er du sikret jobb – i hvert fall en stund, til det du kan ikke lenger er etterspurt. Og så må du finne deg en ny nisje. Uttrykket burde kanskje modifiseres litt – Niche thyself, and again, and again.

 En bør altså være god til både å lære og å huske. Læring har imidlertid blitt mye viktigere enn husking i kunnskapssamfunnet enn hva det var i industrisamfunnet. Det er rett og slett komplett umulig å huske og kunne alt som er tilgjengelig. Er man lykkelig med det man vet og forberedt på å lære noe nytt går det som regel bra. Hvis ikke, google fungerer på iPhone under bordet også.

Det var mine topp fem overlevelsespunkter i kunnskapssamfunnet. Har du andre forslag til punkter?

Det finnes mange måter å håndtere mengden av passord på. Klassikerne er lapper og lagring i tekstfil (et lurt sted). En annen velkjent taktikk for å slippe å notere ned passordet er rett og slett å benytte samme passord overalt. Jeg har en god venn som har den strategien. Det finnes ikke et system som han har tilgang til hvor passordet er noe annet enn melk10 eller en nærliggende variant (Les: melk10mars).

For inntil få år siden hadde undertegnede en passordstrategi som i sin helhet var lagret i den biologiske harddisk. I praksis var det to utfordringer i denne strategien som gjorde at ting ble uoverkommelig.

Det første problemet var lengden på passord. Strategien og systemet var basert på lange passord. Normalt over 15 karakterer, et tall som ikke er helt tilfeldig. I det et passord passerer 15 karakterer i et Windows domene kan ikke domenekontrollerne lagre passordet i det svake LanManager (LM) formatet. En av feilene i systemet er at det finnes påfallende mange tjenester som ikke tillater lange passord. Et eksempel på det er finn.no som har en begrensning 12 karakterer. Det holdt derfor ikke å ha en strategi for å lage lange unike passord, jeg måtte også ha en plan for hvordan jeg skulle håndtere alle restriksjoner.

Utfordring nummer to knyttet seg til metadata. En ting er å huske passord, men hva med brukernavn? Utfordringen ledet faktisk til et problem. Jeg var til stadighet nødt til å få tilsendt innloggingsdetaljer via e-post. Ikke fordi jeg hadde glemt passord, men fordi jeg ikke husket brukernavn. Typisk for situasjonen er at man mater inn alle sine e-post adresser i tur og orden helt til tilbakestillingstjenesten bekrefter at kontoen finnes og nytt passord er sendt. Sammen med dette får man også tak i alle andre detaljer knyttet til kontoen, slik som brukernavn.

Strategien ble som nevnt tidligere forkastet for noen år siden. Godt utstyrt med personlig stolthet, satt det som vanlig langt inne å gjøre en adferdsendring. Dette på tross av at alle utenforstående faktorer tilsa at dette var det eneste riktige å gjøre. Jeg skal derfor ærlig innrømme at skifte av strategi var godt hjulpet av det faktum at jeg ble introdusert for et fantastisk redskap. Verktøyet ble benyttet i en driftsavdeling hos en av mine kunder. Samtlige passord og innloggingsdetaljer ble oppbevart og lagret i ulike databaser ved hjelp av dette verktøyet. Det finnes helt sikkert et utall applikasjoner som gjør nøyaktig samme jobben, men det var første gang jeg så et slikt produkt.

Produktet som jeg sikter til heter KeePass. Det er ikke så ofte man får den følelsen med programvare, men produktet bare stemte et hundre prosent. Det var så tydelig at de som hadde lagd produktet forstod hvilke utfordringer som er knyttet til oppbevaring av brukernavn og passord. Sikkerheten rundt produktet er god. KeePass støtter AES og SHA-256 bit kryptering og alle data lagres i en flat databasefil. Det er heller ikke behov for å installere noe på klienten hvor KeePass skal benyttes. En eksekverbar fil er alt som skal til. KeePass er et gratis sourceforge prosjekt som du finner på http://keepass.info. Applikasjonen utviklet seg raskt til å bli en av mine viktigste og mest kjærkomne verktøy for å overleve i jungelen av passord. Hvor er dine passord?
Kilder:
http://research.microsoft.com/en-us/um/people/cormac/papers/www2007.pdf

• Påpek noe positivt: Etter kurset fikk vi en mail fra en av deltagerne som sa “takk for kurset, det var veldig bra”. Det gjorde meg bevisst på hvor sjeldent vi gir og mottar skryt uten at det er et “men…” hengende rundt hjørnet og hvor motiverende det er når man faktisk får det.
• Vær konkret: Dersom du sier “foredraget var litt uklart”, gjør du mottakeren av kritikken en bjørnetjeneste. Uten at du påpeker noe konkret er det vanskelig for mottakeren å gjøre noe med det. Dersom du i stedet kan si: “Eksemplene gikk litt fort”, så er det lettere å gjøre noe med det.
• Foreslå en forbedring: I stedet for å peke på hva som var dårlig, kan du finne rom for å gjøre det bedre?
• Motiver forbedringen: I stedet for å bare gi et forslag til forbedring, kan du forklare hvordan endringen vil forbedre foredraget. Det tydeliggjør at du ønsker å hjelpe, samtidig som du anerkjenner at det er den som mottar forbedringen som tar den endelig avgjørelsen.

Som et eksempel på prinsippet, sa jeg under kurset til min med-instruktør: “Du Ram, ‘å bli en bedre presentatør’ høres litt klønete ut. Dersom du i stedet sier ‘å bli flinkere til å presentere’, så tror jeg setningen vil flyte bedre.”

Er du bevisst på å gi gode tilbakemeldinger? Hvilken tilbakemelding kan du gi meg når det gjelder denne artikkelen?

I en ny undersøkelse som ble presentert i en pressemelding 26.1 går det fram at hver tredje norske virksomhet vil bruke sosiale meder i aktivt innen to år. I en tilsvarende undersøkelse før sommeren 2009 svarte 6 prosent av de norske it-sjefene at sosiale medier brukes som strategisk virkemiddel i deres bedrift. I høstens undersøkelse har andelen steget til 10 prosent. Dette viser at det er en endring i innstillingen, og det er stor grunn til å anta at reelt vil flere enn én av tre virksomheter faktisk bruke teknologier eller ideer fra sosiale medier aktivt innen 2012. Jeg mener at for de veien dit vil i de fleste tilfeller gå utenom de høyt profilerte tjenestene Twitter og Facebook.

Facebook og Twitter har åpnet for mange mye muligheter for markedsføring, kundekontakt og kommunikasjon (selv om Norsk Møteforum kom fram til noe annet i sin undersøkelse). Facebook blir av de fleste brukere ansett som en privat arena, mens Twitter fortsatt ikke har blitt så mye mer enn et nisjested for spesielt interesserte (ref nye tall). Jeg vil derfor påstå at i den profesjonelle verden er Facebook og Twitter av liten betydning utenfor marked- og kommunikasjonsavedlingene. For de andre delene av organisasjonene ligger gevinstene helt andre steder.

Folk flest har lært seg bruken av Facebook og ideene til web 2.0. La oss nå ta disse kunnskapene inn i bedriftene og utnytte dem i vårt daglige arbeid som for eksempel i produksjonsprosessen, i kunnskapsforvaltningen eller i prosessforbedringene.  Heldigvis er trendene allerede på vei inn i næringslivet, og det finnes mange gode eksempler som kan være til inspirasjon.

På T-banens nye driftsentral har de byttet ut gule lapper med mikroblogging. Foto: T-banen

Markedsplassen Finn er ett eksempel som har hentet inspirasjon fra sosiale nettsteder til sitt egenutviklede system ”FinnOpp”, som skal stimulere til ideskaping hos selskapets egne ansatte. Et annet eksempel er T-banen som bruker blogg som hjelpemiddel i overvåkning av trafikken. Flere kommuner har tatt i bruk sosiale nettsteder hvor brukerne kan melde om feil i nærområdet sitt. Her i Steria bruker vi Yammer, blogg, wiki og SharePoint aktivt innenfor kunnskapsdeling, erfaringsutveksling og i prosjektarbeid. Dette er gode eksempler hvor virksomhetene har tatt tak i enkelte viktige områder, og forbedret disse ved hjelp av sosiale medier.

Når det gjelder teknologi så skjer det også mye om dagen. Med SharePoint 2010 som lanseres senere i år tar Microsoft et steg videre inn i web 2.0 verdenen. I denne versjonen har elementer som grupper, mikroblogging, tagging, scoring, og forbedret søk blitt tatt inn som en del av løsningen. Dette er en trend som også gjenspeiles i løsningene til andre store aktører også som Lotus Connections fra IBM og Documentum fra EMC. I tillegg finnes det etter hvert at hav av mindre leverandører som leverer nisjeprodukter, som f.eks mikrobloggingstjenesten Socialcast, innovasjonshåndtering fra Induct og wikiløsningen Confluence.

Ettersom produktene blir mer modne, kunnskapen bedre og erfaringene flere er det stor grunn til å både tro og håpe at sosiale medier vil spille en aktiv rolle for langt flere enn én av tre bedrifter i 2012!

Det er lenge siden våren 2008 da Steria tok de første skrittene når det gjaldt bruk av sosiale medier. Første fase var utprøving av den nye teknologien. Internt testet vi ut bedriftswiki. Eksternt begynte vi å følge mer bevisst med på hva som skjer der ute på nettet, og spesielt på sosiale nettsteder. Ordinær presse hadde vi selvfølgelig overvåket lenge.

Neste skritt var å bli aktiv på Twitter og LinkedIn. Det ble opprettet Twitter kontoer som for eksempel STERIAlynkurs. Internt begynte vi å teste ut mikroblogging med Yammer. Yammer har i dag har utviklet seg til å bli et nyttig verktøy for mange Sterianere som kompletterer allerede eksiterende verktøy som internwikien og SharePoint-portal. Mer om Yammer kan dere lese om i et innlegg på samhandlingsbloggen.

Som en kompetansebedrift har kunnskapsdeling alltid vært viktig for Steria. Med Sterk blanding får de ansatte i Steria en ny kanal som er enkelt tilgjengelig for alle. Den går rett til kjernen på hovedprinsippene for sosiale medier, nemlig deling, respons og brukergenerert innhold. Sterk blanding skal være en arena hvor Sterianere kan dele med hverandre og med resten av verden. Det blir spennende å følge med på hva som skjer!