Rutinepreget evaluering
Å evaluere seg selv er selvsagt viktig også i andre prosesser enn Scrum. Det å stadig forbedre seg, for å kunne jobbe mer effektivt, levere bedre kvalitet og trives bedre som team, er en nøkkelfaktor for suksess i de fleste prosjekter. Dessverre kan retrospektivmøter etterhvert bli rutinepregede; En aktivitet man gjør iterasjon etter iterasjon, uten egentlig å få fram de tingene som betyr noe, eller tenke nytt om temaer som går igjen gang etter gang. Da kan det ofte hjelpe å bryte opp mønstrene og gjøre noe nytt, for å skape variasjon og nytt engasjement rundt retrospektivet.

Her er et referat fra et retrospektiv jeg nylig hadde sammen med teamet jeg er Scrum Master på. Kanskje kan disse øvelsene inspirere deg til å skape ny glød neste gang du skal delta på et retrospektiv.

Første øvelse: Tidslinja
Først tegnet vi opp ei tidslinje som illustrerte de tre ukene som iterasjonen hadde vart. Det var ei rett linje med helgene og andre fridager markert. På denne linja tegnet vi inn viktige hendelser. For eksempel måtte vi i slutten av første uke endre løsningsbeskrivelsen på flere av oppgavene på iterasjonskøen, fordi de var basert på en forutsetning som viste seg å være feil. I uke to måtte vi gjøre noen uplanlagte feilrettinger på en tidligere leveranse, og i uke tre fikk vi et nytt medlem på teamet.

Dette er noen eksempler på ting som kan tegnes inn på tidslinja. Det er ingen regler for hva som er riktig eller feil å tegne inn. Stort og smått kan tas med. Poenget med denne øvelsen er rett og slett å friske opp hukommelsen til teamet. Vi hjelper hverandre med å huske hva vi skal evaluere.

Andre øvelse: Happygraf
Under tidslinja fikk så hvert teammedlem anledning til å tegne sin Happygraf. En Happygraf er en kurve som viser hvor fornøyd/glad eller misfornøyd vedkommende har vært i løpet av iterasjonen. Jo høyere kurve, jo mer fornøyd er du. Skalaen bestemmer dere selv. Dette er en morsom måte å uttrykke hvordan du har hatt det de siste tre ukene. Og det gir en fin innfallsvinkel til å kommunisere om følelser, uten å bruke ord.

Tredje øvelse: Stikkordslotto
I den siste øvelsen fikk hvert teammedlem utdelt grønne og røde lapper. På de grønne lappene skrev vi ting som hadde fungert godt i iterasjonen, ting vi ville fortsette med å gjøre. På de røde lappene skrev vi forbedringspunkter, ønsker om endring. Her brukte vi stikkordsform, slik at vi bare skrev et ord eller et uttrykk på hver lapp. Setninger var forbudt.

Deretter samlet vi inn alle lappene og blandet dem sammen. De grønne lappene i en haug, og de røde i en annen. Så trakk vi etter tur en og en lapp fra en bunke, og leste stikkordet på den høyt. (Fikk vi en av våre egne lapper la vi den tilbake og trakk en ny.) Den som trakk en lapp måtte prøve å tolke hva stikkordet betydde. Da kunne hun gjerne bruke sine egne erfaringer fra iterasjonen til å forklare hva vedkommende hadde ment, og hva hun selv ville legge i ordet.

Etter at hun hadde sagt hva hun tenkte stikkordet betydde, skulle den som hadde skrevet lappen forklare hva han egentlig hadde ment. På denne måten fikk vi minst to forskjellige vinklinger på samme tema, og svært ofte gode diskusjoner som følge av det. En av oss hadde samtidig rolle som sekretær, og førte et referat av hva som ble sagt.

Tiltak og ambisjoner
Sammen fikk disse tre øvelsene fram flere lærdommer fra de siste ukene. Vi diskuterte flere vinklinger enn vi tidligere har gjort på samme tema, og gravde dypere i noen enkeltsaker. Til sammen brukte vi ca to timer på øvelsene. Vi kombinerte det med lunch, og hadde kjøpt inn mat.

I begynnelsen av den påfølgende iterasjonen tok vi en gjennomgang av referatet fra retrospektivet. Vi valgte ut de tre viktigste punktene hvor vi ønsket å sette oss konkrete mål for forbedring. Vi ble enige om tiltak og ambisjoner for hvilke resultater vi ønsket å oppnå. Denne gjennomgangen brukte vi ca en time på.

Dine erfaringer
Hvilke erfaringer har du med retrospektiver? Har du opplevd noe som har fungert spesielt godt, eller har du tips til øvelser som er morsomme og gir gode resultater?

For noen uker siden hadde jeg en interessant erfaring på prosjektet mitt. Jeg og produkteieren fra kunden satt oss ned og så hva vi hadde produsert de siste to ukene – fire “brukerhistorier” som beskrev hva applikasjonen skal gjøre. Hver hadde en estimert relativ kostnad. Meg: “Ett poeng, tre poeng, to poeng, ett poeng, det blir syv poeng totalt.” Kunden: “Ok. Og denne iterasjonen kostet 140.000 kroner. Det blir 20.000 per poeng, ikke sant.” Jeg: “Høres riktig ut. Så denne oppgaven (peker på en brukerhistorie) kostet seksti tusen. Oi, det var dyrt.” Kunden: “Oi. Ja, det var dyrt.” Stillhet. Litt ukomfortabel latter.

Dersom du blir helt ferdig med ting under veis i prosjektet og du holder greie på hva du gjør, blir plutselig prisen på arbeidet veldig tydelig. Både for kunde og leverandør kan dette være et skummelt øyeblikk, for utviklingsprosjekter er alltid dyrere i praksis enn det føles ut som de burde være i teorien.

En ærlig leverandør vil ikke love å levere billigere enn man har vist å levere så langt. En ærlig kunde vil vite at det blir dyrt uansett leverandør og at informasjonen om kostnaden har en verdi i seg selv.

Men både den som skal svare til sin kunde og den som skal svare til sin styringsgruppe kan få hjertet litt i halsen første gang man faktisk får erfaringstall på hva prosjektet koster. Man føler seg litt naken. Men det er befriende også. For da kan man ha en dialog som er basert på fakta i og ikke bare følelser.