Fra informasjonskaos til god dokumentasjonsforvaltning

De fleste virksomheter produserer informasjon i ulike formater og støtter seg på en rekke forskjellige fagsystemer som er tilpasset virksomhetens funksjoner. Dette bidrar til å effektivisere og lette arbeidshverdagen for de ansatte, men ofte er det liten sentral styring over systemene, og det er liten bevissthet om hva som skjer med informasjonen over tid.

Etter hvert mister mange virksomheter oversikt over hvor dokumentasjon skapes, og hvor den lagres. For statlige virksomheter gjenspeiler dette seg i mangelfull arkivering og brudd på offentlighetens krav om innsyn i forvaltningens prosesser. Dette bekreftes av Riksrevisjonens rapport om arkivering og åpenhet i statlig forvaltning som kom våren 2017.

God informasjons- og dokumentasjonsforvaltning handler om å kunne legge frem bevis på gjennomførte transaksjoner, aktiviteter og prosesser. Det handler om rask og enkel tilgang til informasjonen virksomhetens ansatte trenger for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver på en effektiv måte. Første steg på veien er å skaffe oversikt – et register over virksomhetens dokumentproduksjon. Dette bør inneholde en indeks over hvilke funksjoner og prosesser som dokumenteres, og hvor dokumentasjonen er lagret.

Les også: Derfor fortjener informasjonsforvaltning en plass på virksomhetens-agenda 

Hvordan kartlegge informasjon?

En helhetlig kartlegging av en virksomhets informasjon- og dokumentproduksjon er en tidkrevende prosess og gjennomføres av et dedikert kartleggingsteam, men krever samtidig at hele virksomheten involveres.  AIIM (Association for Information and Image Management) anbefaler å begynne med virksomhetens organisatoriske oppbygging, funksjon og mandat. Fortsett med å skaffe innsikt i hvilke lover og regler som stiller krav til dokumentasjon for nettopp din virksomhet. Man kan ikke snakke med alle, men den største jobben er i møte med representativt utvalg ansatte gjennom intervjuer, workshops og spørreundersøkelser. Kjernespørsmålene som må avklares er hvilke oppgaver utfører du, hvilken dokumentasjon skaper du i forbindelse med oppgavene, og hvor lagrer du den.

Hva oppnår vi ved å kartlegge dokumentproduksjonen?

  1. Dokumentasjonsstyringsverktøy gir økt effektivitet

Kartlegging av dokumentproduksjonen danner grunnlaget for å utarbeide verktøyene som drar virksomhetene i retning av god dokumentasjonsstyring, enten det er å utarbeide et klassifikasjonssystem for dokumentasjon (for eksempel arkivnøkkel), eller å lage bevarings – og kassasjonsregler som hjelper virksomheten til å ta vare på dokumentasjonen som virkelig betyr noe – og tilsvarende kvitte seg med informasjon når den ikke lenger har verdi som dokumentasjon. Med tanke på mengden informasjon som produseres i dag, vil dette potensielt gi store besparelser i form av lavere lagringskostnader og tid spart på å finne frem til riktig informasjon. Offentlige virksomheter er lovpålagt å ha arkivnøkkel og godkjent bevarings- og kassasjonsplan.

Les også: Funksjonsbasert klassifikasjon: Korleis finne nøkkelen til digital dokumentasjonsforvaltning

  1. Etterlevelse av krav til dokumentasjon

Gjennom å strukturere dokumentasjonen i samsvar med virksomhetens funksjoner kan man knytte dokumentasjonskrav til virksomhetens prosesser, enten det er lovpålagt eller som følge av virksomhetens behov.

I første omgang vil en kartlegging gi oversikt over hvor informasjonen er lagret, og man vil lettere finne frem til det man har behov for, enten som erfaringsgrunnlag, eller for å dokumentere at man har gjennomført lovpålagte oppgaver.

  1. Kontroll med systemene

Kartlagt dokumentproduksjon innebærer kontroll over hvilken type informasjon som inngår i de ulike systemene, hvilke fagsystemer som bør integreres med saks- og arkivsystemet og hvilke som kan fases ut og gi kostnadsbesparelser i form av oppsagte lisenser og vedlikeholdsavtaler. Samtidig vil et register over dokumentproduksjonen kunne hjelpe virksomheten når nye systemer, for eksempel saks- og arkivløsninger, skal anskaffes.

Kartleggingen vil også avdekke om dokumentasjonen lagres på riktig sted, og gjør virksomheten i stand til å justere brukerne av systemene. Brukes filserver til å oppbevare arkivpliktig dokumentasjon? Lagres personsensitive opplysninger på minnepinner?

  1. Styrket informasjons- og datasikkerhet

Oversikt over dokumentasjonsproduksjonen er også en forutsetning for god informasjonssikkerhet. En kartlegging vil avklare behov for tilgangsstyring, og avdekke om det finnes informasjon som ikke er godt nok sikret mot innsyn fra uvedkommende. Samtidig vil informasjonen lettere kunne tilgjengeliggjøres for de som har et rettmessig behov for den.

Et dokumentasjonsregister gir oversikt over hvilke systemer som lagrer den virksomhetskritiske informasjonen, og som krever ekstra back-up og må gjenopprettes først om noe skulle gå galt.

Trenger du bistand?

Vi hjelper deg gjerne i gang – Sopra Steria har et av Norges sterkeste miljøer innen informasjons- og dokumentasjonsforvaltning, og vi bidrar gjerne med å hjelpe deg med å få kontroll.  Ta kontakt med Kristine Brorson på epost: kristine.brorson@soprasteria.com dersom du har spørsmål.

Kjetil er rådgiver innen dokumentasjons- og informasjonsforvaltning i Sopra Steria Business Consulting

Legg inn en kommentar