Funksjonsbasert klassifikasjon: Korleis finne nøkkelen til digital dokumentasjonsforvaltning?

Dokumentasjonsforvaltning

Klassifikasjon handlar om korleis ein sikrar at ein finn fram att i arkivmateriale sitt. Måtane ein organiserer papirarkiver på passar ikkje for ein digital dokumentasjonsforvaltning. Så korleis skal ein finne nøkkelen til å få til den gode dokumentasjonsforvaltninga?

Kva er funksjonsbasert klassifikasjon?

Ved funksjonsbasert klassifikasjon av arkivet fokuserer ein på funksjon – kva oppgåver gjer vi i verksemda vår? Ein slik måte å tenke på gjer at klassifikasjonen reflekterer oppgåvene til verksemda i større grad enn til dømes ein emnebasert klassifikasjon.

Les også: Hvorfor er det så viktig med god dokumentasjonsforvaltning?

Kva er fordelane med å klassifisere på denne måten?

Arkivverket[1] peiker på nokre fordelar med funksjonsbasert klassifikasjon:

1. Dokumenta blir tilførte viktig kontekstuell informasjon

Verdien av at det tilførast kontekstuell informasjon ligger i at ein fokuserer på kva samanheng dokumenta skapast i, og ikkje dokumenta i seg sjølv. På denne måten vil ein lettare kunne sjå klassifikasjonen som eit verktøy for å sikre at verksemda gjer det dei er lovpålagt å gjere.

2. Attfinning og tilgangsstyring blir forenkla

Ved å fokusere på funksjonen i staden for emne lettar ein attfinning av dokumentasjon i etterkant fordi ein kan finne dei att som del av same prosess. Ein slik klassifikasjon er også mindre sårbar for omorganiseringar, fordi det er oppgåvene som gjerast, og ikkje kven som utfører dei, som er styrande for klassifikasjonen. Dette er med på å gjere arkivmateriale til noko som har verdi for verksemda i dag og ein vil dermed i større grad kunne utnytte den informasjonen som verksemda sitter på. Ved å fokusere på funksjonar vil ein også kunne lette tilgangsstyring gjennom å gi riktige personar tilgang til riktige delar av dokumentasjonen av prosessar.

3. Ei funksjonsbasert bevaring- og kassasjonsvurdering kan lettare overførast til arkivmaterialet

Ein vil enklare kunne gjere vurderingar kring bevaring og kassasjon, og ein vil kunne sette opp automatisk bevaring der systemet tillater dette. Dette fordi ein kan skilje på ulike deler av prosessar og sette bevarings- og kassasjonsvurderingar direkte på type dokumenter, og på denne måten unngår å måtte vurdere kvart enkelt dokument.

Ein funksjonsbasert klassifikasjon tvinger verksemda til ein nyttig gjennomgang av funksjoner, arbeidsprosesser og dokumentasjon. Funksjonsbasert klassifikasjon gir deg dermed betre kontroll over verksemda sin informasjon og er dermed nøkkelen til å få til digital dokumentasjonsforvaltning.

Les også: Derfor fortjener informasjonsforvaltning en plass på virksomhetens agenda
[1] https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/klassifikasjon/funksjonsbasert-eller-emnebasert-klassifikasjon

Mari jobber som Business Consultant i Sopra Steria innen informasjonsforvaltning og arkiv.

2 thoughts on “Funksjonsbasert klassifikasjon: Korleis finne nøkkelen til digital dokumentasjonsforvaltning?

Legg inn en kommentar