Prosjektledelse: Ingen plan, ingen prosjektkontroll

Prosjektledelse: tre personer står rundt et bord i et møte

Av: Åsa Waldemar, Andrea Kümmerle

Uten en god plan blir det ikke et godt prosjekt. Prosjektleders evne til å se helhet, sammenheng og avhengigheter i det arbeidet som skal utføres kan være utslagsgivende for hvorvidt prosjektet blir en suksess. 

Vår kollega Pia Hauger skriver i sitt innlegg om prosjektledelse fra februar  at «prosjektlederens mangel på kontroll kan være en sentral grunn til at mange IT-prosjekter mislykkes». Vi ønsker å rette søkelyset mot enda et område som vi mener er en av grunnpilarene i god prosjektkontroll, nemlig evnen til god planlegging.

En prosjektleder skal lede og styre et team i riktig retning. Hun skal vise veien for sine prosjektmedlemmer: hvor vi skal og hvordan vi kommer oss dit. For å kunne gjøre dette, trenger hun å ha prosjektveikartet klart for seg. Hun må evne å se helheten, sammenheng og avhengigheter i det arbeidet som skal utføres i prosjektet. Med andre ord: hun må ha en plan.

Hvorfor er prosjektplanen så viktig?

Et prosjekt uten plan er litt som å kjøre i blinde. Du vet kanskje hvor du skal, men du har ingen anelse hvordan du kommer deg dit. Når du skal på bilferie til Spania med din ektefelle, ville du følt deg komfortabel å sette deg i bilen når hun eller han ikke har tenkt gjennom reiseruten på forhånd, og verken har med seg kart eller navigasjonssystem?

En plan gir først og fremst trygghet. Ikke bare til prosjektlederen selv, men også til styringsgruppen og prosjektteamet.

  • For prosjektlederen er planen det viktigste styringsverktøyet. Den angir prosjektets baseline og gjør det mulig å måle fremdrift. Den gir deg den kritiske linjen i prosjektet, altså i hvilken rekkefølge må oppgaver gjennomføres, hvor har vi det travelt og hvor har vi litt «slack». I tillegg får du oversikt over risiko og svakheter og kan igjen planlegge for eventuelle overraskelser, slik at du ikke blir overrasket.
  • For styringsgruppen vil en tydelig plan kunne bety verdens korteste styringsmøter: tenk deg at prosjektlederen kun trenger å rapportere «alt i henhold til plan, vi sees i neste møte» eller «avvik i xzy håndteres på følgende måte…» En god plan vil også gjøre det enklere for styringsgruppen å fatte beslutninger om tiltak eller endringer, og avgjøre om nye forslag er gode og gjennomførbare.
  • Prosjektteamet vil kunne se helheten i prosjektet og se deres rolle i å oppnå noe stort. Det er i tillegg enklere å stole på og følge prosjektlederen når man selv vet hvor veien går, og forstå hvorfor frister er lagt slik de er.

Det Einstein sier om problemløsning («If I had one hour to save the world, I would spend 55 minutes to define the problem…») mener vi at kan overføres til prosjektledelse:
Du bør ta deg god til å lage en ordentlig plan før du går i gang med prosjektet.

Fire trinn for god planlegging

Dessverre ser vi altfor ofte at prosjekter tar for lett på planleggingen. Vi har derfor oppsummert fire trinn som en enkel veiledning for deg som prosjektleder eller –eier.

  1. Begynn med en grovplan og fyll på detaljene etter hvert
    Begynn bakover og jobb deg fra lanseringen tilbake til i dag. Tenk avhengigheter, kritiske leveranser, milepæler, aktører og interessenter, beslutningspunkter. (Husk å planlegge nok tid for beslutninger, spesielt hvis det er mange involverte!) Involvér prosjektteamet og bygg eierskap til planen. Lag gjerne flere utgaver på ulike detaljeringsnivåer, for eksempel for daglig styring, til styringsgruppen.
  2. Bruk planen
    Benytt din plan som daglig styringsverktøy. Planen er ditt kart for å navigere gjennom prosjektet. La alle prosjektdeltagerne ta del i planen og se sin del i det hele. Bruk planen for å skape engasjement og eierskap til prosjektet.
  3. Justér planen
    Planen er et levende dokument – justér den når det trengs
  4. Lær av erfaringene dine
    Planen er prosjektets baseline. Bruk den til å reflektere over hvordan prosjektet har gått og hvilken lærdom dere kan trekke fra det til neste fase eller neste prosjekt.

Når du skal velge prosjektleder, ikke velg en som tar lett på planleggingen.

Det er viktig at prosjektlederen forstår viktigheten og verdien av god planlegging og har evnen til å lage en handlekraftig plan som fungerer som styringsverktøy.

Som vår kollega Pia Hauger anser vi prosjektledelse for å være en egen disiplin som krever spesifikke egenskaper og at prosjektleder derfor bør velges med omhu. I tillegg til de egenskapene hun observerer, mener vi at dersom du ønsker å ha kontroll i prosjektene dine, må du ansette en prosjektleder som har evnen til å lage og følge opp en plan.
Dette innlegget ble først publisert på Ledernytt 29. august 2016

En kommentar om “Prosjektledelse: Ingen plan, ingen prosjektkontroll

Legg inn en kommentar