Derfor fortjener informasjonsforvaltning en plass på virksomhetens agenda

Vi produserer informasjon hele tiden, og kontroll på informasjon i egen virksomhet blir stadig viktigere. God informasjonsforvaltning skaper åpenhet, redusert risiko for dobbeltarbeid og ikke minst økt verdiskapning.

«Det er I-en i IT som er interessant».

Sitatet over stammer fra et av fjorårets IT-seminarer. Vi lever i en digital tidsalder hvor det skapes mer elektronisk informasjon enn noen gang før. Det skal være Big Data og Internet of Things, og nettsky er den eneste skyen på himmelen. Man snakker om digitale førstevalg og åpenhetskultur, og det kommer stadig nye systemer for elektronisk kommunikasjon og informasjonsproduksjon på markedet.

I takt med en økende informasjonsproduksjon øker også behovet for å ha en helhetlig styring av virksomhetens elektroniske informasjonsmengde. Informasjon må betraktes som en ressurs i virksomheten, og hvordan man nyttiggjør seg informasjonsressursene bør være på dagsorden. Likevel viser tall at mange norske bedrifter ikke har et bevisst forhold til informasjon i eget hus. Vi bedriver samling, ikke strategisk styring, av egen informasjon.

Behov for en helhetlig informasjonsforvaltningsstrategi

La oss se på et eksempel: Arne er ny i jobben. En av de første oppgavene han får er å lage en rapport som viser virksomhetens aktivitet innen et av sine hovedområder, i forbindelse med et tilsynsbesøk fra myndighetene. Arbeidsgiver mangler en policy for informasjonsstyring som en konsekvens av at de ikke har en helthetlig informasjonsforvaltningsstrategi, og Arne finner dokumenter relatert til tema lagret på ulike steder. Han kan ikke være sikker på hva som er siste versjon, og for å være på den sikre siden, starter han heller på nytt.

Historien til Arne er ikke unik, men likevel uheldig. Dersom man ikke har en helhetlig plan for bevaring og tilgjengeliggjøring av virksomhetens informasjonsmengder, risikerer man dobbeltarbeid, og manglende kunnskap hos de ansatte om hva slags informasjon virksomheten faktisk besitter. Risikoen for at man ikke finner virksomhetskritisk informasjon, eksempelvis for å påvise etterlevelse av regelverk, øker.

En helhetlig plan for forvaltning av organisasjonens informasjon må være knyttet til virksomhetsstrategier og forankret på ledernivå. Informasjons- og arkivmedarbeidere har en viktig oppgave i å formidle viktigheten av god informasjonsforvaltning på en forståelig måte. Dette innlegget er et forsøk på å øke denne forståelsen.

Les også: Står informasjonsforvaltningen foran en mørk tidsalder?

Vi produserer informasjon hele tiden

Alle virksomheter i alle bransjer produserer informasjon som del av deres daglige aktiviteter for å nå sine mål. Informasjon dokumenterer forretningsprosesser og beslutninger, og informasjon produseres gjerne av ulike verktøy i en og samme virksomhet. I offentlig forvaltning dreier det seg for eksempel gjerne om rettighetsdokumentasjon som viser innbyggernes rettigheter.

Helhetlig informasjonsforvaltning handler også om viktige demokratiske prinsipper knyttet til åpenhet og innsyn, noe e-postskandaler i forbindelse med sykehusstriden i Møre og Romsdal i Norge og Hillary Clinton i USA er eksempler på. Kontroll på informasjon er viktig for deg og meg, og informasjonsforvaltning bør være et strategisk tema i alle virksomheter, offentlige som private.

Vi tar vare på for mye

Hva så med informasjonen man ikke trenger å ta vare på, men som man bevarer likevel? En undersøkelse gjort nylig av Veritas Technologies Corporation viser at norske bedrifter er eksperter på å ta vare på data som egentlig ikke har noen verdi for bedriften. Rundt 40 prosent av alt som bevares er såkalte ROT-data (Redundant, Obsolete and Trivial) som man gjerne sparer på for sikkerhets skyld. Det er dyrt å bevare og vedlikeholde data man egentlig ikke trenger. Undersøkelsen oppgir at bevaring av ROT-data i gjennomsnitt koster hver virksomhet over fem millioner kroner i året.

Informasjonshåndtering fremfor informasjonshamstring

I det digitale universet gjelder det å ha styring på hva man har av informasjon, hva man trenger å ta vare på, og hvor lenge informasjonen skal bevares. Hva er verdien i det? Setter man strategisk informasjonsforvaltning på listen over mål i det nye året, går man en mer effektiv tid i møte: Ansatte som Arne finner riktig informasjon fortere. Man slipper kostnader til vedlikehold av data man egentlig ikke trenger. I tillegg er informasjon man har kontroll på lettere å dele, både internt og eksternt. For å nevne noe.

Trenger du bistand med din informasjonsforvaltning?

Vi hjelper deg gjerne i gang – Sopra Steria har et av Norges sterkeste miljøer innen informasjonsforvaltning, og vi bidrar gjerne med rådgivning, planlegging og implementering av nye systemer. Ta kontakt med Thomas Heiskel på thh@soprasteria.com for en uforpliktende prat. Du kan også lese mer om vårt miljø innen informasjonsforvaltning.

Denne artikkelen ble først publisert i Computerworld 7. mars 2016.

Torunn er konsulent i Information Management i Sopra Steria.

3 kommentarer om “Derfor fortjener informasjonsforvaltning en plass på virksomhetens agenda

Legg inn en kommentar