Digital ledelse: Hvordan kan du tilrettelegge for fremtidens arbeidsplass?

Foto: Hanne Kristine Fjellheim/Sopra Steria

Ved å fokusere på de ansattes arbeidshverdag kan du forberede din virksomhet på fremtidens arbeidsplass. Bare slik kan du bli en digital vinner. 

Tekst: Hanne Lystad, Michelle Jensen og Merete Gjetanger. Foto: Hanne Kristine Fjellheim/Sopra Steria

Arbeidslivet er stadig i utvikling, med økt digitalisering av tjenester, inntog av roboter, høyere krav til lederes digitale kompetanse og ansattes utvisking av skillet mellom jobb og privatliv.  Med hyppige endringer er det vanskelig å gi en konkret oppskrift på hva som skal til for å bli en digital vinner fremover. Men som en digital leder for en kunnskapsbedrift finnes det noen «low hanging fruits» du kan benytte deg av for å forberede bedriften på fremtidens arbeidsplass. Disse oppnår du ved å fokusere på de ansattes arbeidshverdag.  

NHO sparket i gang diskusjonen ved å ha fremtidens arbeidsplass som hovedtema på sin årskonferanse i starten av januar, og et par uker etter fulgte Aftenposten på med konferansen titulert Teknologi og fremtidens arbeidsmarked. Et nylig lansert forskningsprosjekt (Smart Workplace 2040) har prøvd å predikere hvordan arbeidsplassen vil se ut til 2040, med undertittel the rise of the workplace consumer. Men en trenger ikke vente drøye 20 år på at prediksjonene skal slå til; det er grep du kan ta allerede nå for å gjøre ditt arbeidssted til en digital vinner.

Prosjektet fastslår at fremtidens arbeidsplass vil ha fokus på kunnskapsmedarbeideren. Denne medarbeideren møtte kanskje tidligere opp på kontoret til samme tid hver dag, gjorde sine faste oppgaver og deltok på interne møter. I dag, og med økende grad fremover, vil denne arbeideren være avhengig av teknologi for å kunne kommunisere med kollegaer på tvers av land, delta på online fagsamlinger, kurs eller møter til forskjellige tider. Hvilke «low hanging fruits» kan du som leder benytte deg av for å forberede bedriften på fremtidens arbeidsplass?

Les også: Lederrollen i den digitale tidsalder: 7 T-er for god ledelse

Innrett samhandlingsteknologi med fokus på behovene til dem som bruker den

Tiden hvor arbeidsplassens teknologier utelukkende ble godkjent av IT-avdelingen er over. Arbeidstakerne er i dag med på å forme sine arbeidsmiljøer med enhetene og programmene de allerede tar med på jobb for å hjelpe dem å bli mer produktive. Heller enn å tvinge ansatte til å bruke visse verktøy, kan du ta utgangspunkt i hvordan de ansatte jobber til daglig og hvilke digitale verktøy de bruker på fritiden. Det blir lettere å tilpasse seg endrede arbeidsformer ved å bruke teknologi og samhandlingsformer en allerede kjenner komponentene til. Dessuten vil arbeidstakere som har fått arbeidshverdagen sin tilrettelagt med de riktige verktøyene, bruke mindre tid på rapportering og administrasjon, som frigjør tid til primæroppgavene.

Nye samhandlingssystemer som Facebook at Work og Google for work viderefører private verktøy til jobb. Andre eksempler er Yammer, som minner om måten man kommuniserer på Facebook, men i en jobbkontekst (les blogginnlegget om Yammers verdi på arbeidsplassen). Eller Lync, som minner om måten du kommuniserer på Skype, men også tilpasset en jobbsituasjon. Ved innføring av nye samhandlingsløsninger er det viktig å huske at teknologi kun er en liten del av veien til målet. Bedrifter som lykkes har en helhetlig og strategisk tilnærming med fokus både på forretningens mål og brukernes behov.

Les også: Den digitale lederens viktigste kompetanse

Tilrettelegg for at ansatte kan jobbe fra hvor som helst når som helst…

Med bruk av samhandlingsteknologi har du i teorien tilrettelagt for at en ansatt kan jobbe fra hvor som helst når som helst. Derfor bør ikke ansattrollen til en kunnskapsarbeider i 2016 defineres av antall timer på kontoret. Unngå «the quantified workplace», altså en bedrift hvor ansatte blir målt på timer og fysisk oppmøte heller enn hva de produserer. Er det viktigst hva som blir gjort og lært, eller hvor mye tid en har brukt på det? Vil dine ansatte ta mer ansvar om de blir bedt om å bruke et visst antall timer, eller oppnå et visst resultat?

…men lag også regler for når ansatte er online og offline

Når teknologien innretter for at arbeidstakeren kan jobbe fra hvor som helst når som helst, er det nødvendig at arbeidsgiver lager regler for tilgjengelighet for at ansatte ikke skal føle seg online hele døgnet. For eksempel bør mail bør besvares i løpet av et døgn, ikke nødvendigvis kl 22.55 fordi det var da arbeideren mottok mailen. Eller at en respekterer opptatt- eller offlinestatusen på Lync. Arbeidsgivere blir i større grad presset til å også fasilitere for at den ansatte får logget av. Dette for eksempel ved å legge til rette for trening i arbeidstiden, mattilbud og ordninger som er tilpasset den ansattes familie. Smart Workplace 2040-rapporten konkluderer med at en sunn arbeider trolig er en mer produktiv arbeider.

For å ruste kunnskapsbedriften for fremtiden ligger du altså allerede nå et steg foran om du begynner å tilpasse teknologien og arbeidshverdagen med fokus på de ansatte.

Hanne, Michelle og Merete arbeider som konsulenter i Sopra Steria, med fokus på digitalstrategi, samhandling, endrings- og prosjektledelse.

Dette innlegget var først på trykk i Ukeavisen ledelse 5. februar 2016

Michelle er konsulent i Project Advisory og er engasjert i endringsledelse, innovasjon og prosjektstyring.

5 kommentarer om “Digital ledelse: Hvordan kan du tilrettelegge for fremtidens arbeidsplass?

Legg inn en kommentar