21/01/2013

Sak/journal/arkiv – hva er problemet?

Av

1 kommentar

Alle som jobber med, eller mot offentlig sektor, vil på et eller annet tidspunkt komme bort i begrepene sak, journal og arkiv.  Med mindre du selv har jobbet i sektoren, vil du høyst sannsynlig ikke forstå hva de snakker om, og i hvert fall ikke hvorfor det snakkes så mye om det. Dette er et forsøk på å en forklaring.

De fleste har en intuitiv oppfatning av begrepene sak og arkiv. Harry Hole, Derrick og andre kjente etterforskere jobber med saker – drapssaker for å være helt presis. På stortinget snakkes det ofte om “å ta saken” – hvilket betyr at de (i hvert fall tilsynelatende) har tenkt å finne noen løsninger på et problem. Folk som jobber med forsikring, og jurister, har også jevnlig befatning med saker, men den jevne medarbeider – oss andre – vi har ikke det. Vi vil normalt ikke tenke på de oppgavene vi gjennomfører som saker, og antagelig ville vi reagere om noen kaller oss saksbehandlere. Begrepene gir ikke mening for oss i vår arbeidshverdag.

Arkiv er på sin side våre samlinger med dokumenter, bilder, tegninger eller brev som vi har organisert på et vis. Det vil si lagt i plastmapper, permer eller mapper på filserveren, og merket slik at vi kan finne dem frem igjen. En slik omsorg viser vi selvsagt bare for det som er viktig for oss, det vi ikke vil miste, og som vi tror vi kan få bruk for igjen. Dette er akkurat det samme som gjøres i offentlig sektor, men med en viktig forskjell: De har en overformynder – Riksarkivet.

Riksarkivet har utformet et omfattende og vanskelig gjennomtrengelig regelverk (selv for de som prøver – mye) for hva og hvordan en skal og ikke skal arkivere i offentlig sektor. De har til og med innført systemstandarder for elektroniske arkiv – Noark (NOrskARKivstandard), og laget et begrep som mange bruker flittig, men de færreste forstår: journalføring. Til alt overmål er dette sauset sammen slik at arkivloven med tilhørende forskrifter, Noark-standarden og journalplikt fremstår i en helhetlig lapskaus med en liten “persilledusk” på toppen som er Offentleglova.

Strengt tatt er det ikke sant at Riksarkivet fant på journalføring. Riksarkivet ble opprettet mens vi var i union med svenskene, og det var en danskekonge ved navn Chrisitian VI (avbildet innledningsvis) som fant opp journaføringsplikten. På 1740-tallet en gang. At Kong Christian ikke så for seg datamaskinen får vi ha ham unnskyldt. At arkivforskriften som er fra begynnelsen av 90-tallet (trådde i kraft  først i 1999) viderførte en papirbasert arkivpraksis i elektronisk form er også til en viss grad tilgivelig. Men at vi nå i 2012 bruker tusenvis av arbeidstimer over det ganske land for å søke å ivareta et fullstendig utdatert regelverk – det mener jeg er en skandale. Uansett.

Hva er problemet?

Problemet er at de med uttalerett internt i offentlige organisasjoner i spørsmål som vedrører dokumenthåndtering, det vil si primært jurister og arkivansvarlige, forholder seg til regelverket. Arkivmedarbeiderne forholder seg også i stor grad til de faktiske IT-implementasjonene som er skapt som følge av dette regelverket – Noark 4-systemene. Få eller ingen har anledning til, eller evner å se utenfor boksen for å finne praktiske løsninger på de praktiske arkivproblemene i virksomhetene.

Problemet er at  den ukonsistente og lite gjennomarbeidede begrepsbruken i lovtekstene og andre rettskilder som definerer arkiv, medfører at enhver dokumentasjonsoppgave blir saksbehandling, enhver som utfører en dokumentasjonsoppgave en saksbehandler, ethvert dokument blir et saksdokument, og enhver forsendelse av dokumentasjon en journalpost.

Problemet er at alle journalposter skal på offentlig journal, at arkivet også er journalførende enhet, at arkiv og journalføring er to sider av samme sak, og at kinderegget derfor heter sak/journal/arkiv. På folkemunne er dette som regel kalt: P360, Websak, ESA eller Ephorte. At disse systemene inntil nylig (ny Noark-standard) har vært de eneste som de ansatte i offentlig sektor lovlig har kunnet arkivere dokumenter i (hvis de ikke da har en forkjærlighet for papir), at virksomhetene ofte har brukt alt for lite tid og ressurser på å tilpasse dem sitt bruk, og at de stort sett kun er egnet til å håndtere korrespondansearkiver, bidrar ikke i positiv retning.

Problemet er at Noark-standarden (også nummer 5) har andre krav til jounalføring (metadata) enn arkivforskriften, at lovhjemmel for bruken av Noark er gitt gjennom definisjonene av journalpliktig saksdokument, at saksdokument er definert i Offentleglova, at Offentleglova henviser til arkivforskriftens regler for føring av journal, at arkivforskriften stiller som forutsetning for journalplikt at dokumentene også må være gjenstand for saksbehandling, som igjen er et begrep som ikke er definert noen steder i det relevante lovverket (men nevnt i forvaltningsloven).

Problemet er kort og godt at det som står over representerer kun et lite utvalg av problemstilingene, at svært lite av dette henger på greip, og at alt for mange fornuftige mennesker bruker alt for mye av sin tid til å finne mening i galskapen.

For deg som er så heldig at du kun tidvis og perfiert skal befatte deg med dette domenet har jeg følgende anbefaling:

1. Spør noen som kan dette om råd. Vi er ikke så mange i Norge, men prosentvis ganske mange i Steria.  Det vil spare deg for masse slit, unødig tidsbruk, og gi rom for langt bedre løsninger.

2. Ikke forvent at du kan gjøre alle til lags. Alle skal få litt, men ikke alle vil bli 100% fornøyd. Det vi kan gjøre er å hjelpe deg til å foreta prioriteringene som er riktig for din organisasjon.

1 kommentar
Anne M Hausvik
24/05/2013 kl 11:14
Veldig flott artikkel! Kjenner meg igjen i problemstillingene selv om jeg ikke på noen måte til daglig arbeider med offentlige arkiv eller journaler. Forholder meg til det som saksbehandler innenfor offentlig sektor.
Skriv en kommentar
Din e-post vil ikke bli delt eller publisert. Påkrevde felt er merket med *
*
*