Sterk blanding

I den foregående artikkelen – “Sak/jourrnal/arkiv – hva er problemet?”, ble utfordringene med dagens regelverk påpekt. Dette er et forsøk på et innspill til hvordan en kan gripe problemstillingen an.

 Den mest åpenbare tiltaket er selvsagt å endre regelverket. Jeg tror du skal lete lenge for å finne noen som jobber med dette som ikke deler denne oppfatningen. Den relativt ferske Arkivmeldingen peker også i denne retningen. Her er det bare å sette i gang så snart som mulig. De fleste kvier seg fordi det anses vondt og vanskelig. Desto større grunn til ikke å vente et sekund lenger.

De endringene som bør på plass er fjerning av:

• All kobling mellom journalføring og offentlighet
• All kobling mellom arkivering og den tradisjonelle journalføringen
• Alle beskrivelser i lovverket av tradisjonell journalføring, saksbehandling og arkivets delaktighet i denne

Disse endringene vil da medføre en større revisjon av Arkivforskriften, noen små endringer i Offenleglova, og representere det viktigste enkelttiltaket for å få til  faktisk progresjon i arbeidet med en mer effektiv og digital offentlig sektor. Det har jeg hørt det er flere enn meg som har ønske om å få til.

I forlengelsen av disse endringene må en også iverksette et arbeid for å oppdatere gjeldende Noark-standard. Dagens standard (versjon 5) representerer en hybrid som er vanskelig å lese og å forholde seg til for så vel kunde- som leverandørsiden. Når regelverket er endret kan en fjerne alle referanser til saksbehandling, sakarkiver, journalføring og offentlighet fra standarden, med det resultat at man på en helt annen måte enn i dag kan ha tiltro til at den bidrar til formålet om å sikre langtidsbevaring av elektronisk lagret dokumentasjon.

På kort sikt vil vi nok ikke kunne forvente help av lovendringer. Da er en hver tvunget til å finne sin egen vei gjennom regelverket som ivaretar virksomhetsbehovene knyttet til en effektiv og hensiktsmessig dokumentpraksis.

Måten de fleste har løst dette på frem til nå er gjennom:

• Opprettelse av felles postmottak (for inngående papirpost) og en journalførende enhet ofte kalt arkivet
• Anskaffelse av en Noark 4/SGK-basert sak-/journal-/arkivløsning
• Føring av postlister (journalføring) i Noark-systemene som ivaretar en større eller mindre delmengde av det virksomheten korresponderer med omverdenen.

På denne måten sikres det at en kan produsere en offentlig journal som er i henhold til det journalistene er vant til å se, at en gir arkivet/postmottak den rollen de er vant med å ha, samtidig som en for den delmengden dokumentasjon som håndteres her også (i hvert fall delvis) ivaretar behovene for :

• korrespondansehåndtering med enkel elektronisk arbeidsflyt (saksbehandling)
• arkivdanning for denne delmengden (metadatafangst og frys)
• og en definert metode for langtidsbevaring (Noark-4 eller Noark-5 deponering/avlevering)

Fordi de fleste allerede har etablert organisatoriske enheter og IT-løsninger for et slikt regime, vil den mest aktuelle oppgaven på kort sikt være å besørge at det fungerer optimalt. Det viktigste tiltaket vil være å besørge at saksmappene som oppstår i Noark-løsningen blir tilført relevante kontekstmetadata (som indekseres) for søk og gjenfinning.  Gitt at en får på plass en fornuftig klassifikasjon av saksmappene (mangler mange steder) og en tilgjengeliggjøring av dokumentasjonen i felles virksomhetssøk, kan denne tradisjonelle tilnærmingen egentlig fungere helt greit. Kanskje er da dette til og med den mest kostnadseffektive måten å etterleve regelverket på. Forutsentingen er selvsagt at du da vet at:

• den offentlige journalen ikke representerer det som er journalpliktig (ref. første kulepunkt neste avsnitt)
• den organisatoriske enheten arkivet eller løsningen de betjener – Noark-løsningen – ikke på noen måte representerer de elektroniske arkivene i virksomheten.

Brudd på journalplikten virker det som de fleste lever godt med. Det har gjennom årene utviklet seg en praksis for journalføring som svært få forsøker å ta aktiv stilling til om er holdbar rent juridisk. Kun der hvor en ser på dette seriøst blir det derfor et problem. Da ender en lett opp i endeløse diskusjoner med jurister, arkivmedarbeidere og andre eksterne og interne interessenter som det sjelden kommer gode ting ut av. For deg som er på vei ned denne gaten vit hvertfall følgende:

• Du vil ikke finne noen svar som hjelper deg i lover, forskrifter eller veiledere. Alle dokumenter som virksomheten sender eller mottar (tenk på e-post) skal føres i en protokoll (gjerne en elektronisk) og være forberedt for offentliggjøring (skjerming av sensitive metadata)
• Offentleglova gir journalplikt, men ikke alene krav om Noark-journalføring (egne metadatakrav) eller arkivering av dokumentasjonen i et Noark-basert system.
• Journalplikt uten krav om Noark gir rom for å tolke Arkivforskriftens §2.7 med en stor porsjon skjønn. Gitt at også alle andre “journalliknende” registere (og all annen dokumentasjon) er underlagt offentlighet, er oppgaven å finne administrative og tekniske løsninger for å skjerme sensitive data i de systemene som i dag håndterer korrespondansedokumenter. IKKE å forsøke presse mest mulig inn i et Noark-godkjent system.
• Er du underlagt Noark-kravene vil den eneste farbare veien være å fatte en administrativ beslutning om hva du skal håndtere som journalpliktig (les del av forbredt offentlig journal), og da forsøke å få dette til å passe med forretningsprosesser og systembruk. Egentlig slik de fleste har gjort det med Noark-systemene og arkivtjenesten i dag, men da antakelig uten en slik administrativ beslutning.

Er du en av dem som har ambisjoner om å ta arkiveringen i virksomheten på alvor, og å innføre nye systemer for å håndtere større deler av arkivene i elektronisk form, så er dette selvsagt høyst prisverdig og kanskje til og med høyst tilrådelig. Noark 5  løsningene kan da være et godt alternativ# som basis for bevaring av disse arkivene men du må for all del:

• Ikke automatisk anta at organisasjonsenheten som heter arkiv hos deg i dag har kapasiteten eller kompetansen til å ivareta denne nye rollen som følger av en slik innføring.
• Ta de organisatoriske utfordringene på alvor før du griper inn i noe som på papiret skal være arkivets domene, men som den enkelte medarbeidere i alle år (siden elektronisk post og personlig datamaskin) har fått håndtere mer eller mindre uforstyrret
• Ikke tro at systemene som tidligere hadde Noark 4-godkjenning er egnet til bruk som virkomhetsarkiver
• Vite at Noark 5-kjerner ikke (nødvendigvis) er en erstatning for Noark 4/5-systemene du bruker i dag
• Vite at en eventuell utfasing av Noark 4-systemet bør skje gradvis og ikke som en del av innføringen av et nytt virksomhetsarkiv, eller et større dokumenthåndterings/ECM- prosjekt.

Lykke til.